Procesamiento de facturas

1. ¿En qué consiste?

Es un sistema que lee tus facturas, extrae sus datos, los comprueba y te entrega una hoja de Excel lista para revisar e importar en tu programa de contabilidad.

Tu equipo deja de teclear facturas una a una. En su lugar, revisa una tabla en la que el sistema ya ha hecho el trabajo mecánico y ha señalado qué facturas necesitan atención.

De la factura escaneada a un Excel contable revisable, manteniendo siempre el control humano antes de importar en tu ERP.

2. Cómo funciona

  1. Dejas todas las facturas en una carpeta específica para cada cliente. Puedes utilizar PDFs, documentos escaneados y fotos hechas con el móvil (JPG, PNG o TIFF). No hace falta renombrarlas ni ordenarlas.
  2. Pulsas «Procesar». Las facturas se envían por lotes a un servicio en la nube, alojado en la Unión Europea. Necesitamos este paso para aplicar los servicios de OCR e IA en la nube. Cumplimos con la RGPD.
  3. El sistema lee cada factura. Mediante reconocimiento de texto (OCR) e inteligencia artificial, extrae los datos clave de cada documento. 
  4. La solución comprueba los datos. No se limita a copiar lo que lee: verifica que el CIF o NIF del proveedor es válido, identifica el tipo de IVA y comprueba que la base imponible más la cuota coinciden con el total. Si falta un dato, lo calcula a partir de los demás cuando es posible.
  5. Recibes un Excel de revisión. Aparece en la carpeta del cliente, con una fila por factura. Cada fila está marcada como pendiente de confirmar o revisar y lleva un comentario que explica qué se ha leído, qué se ha calculado y qué conviene mirar.
  6. Tu equipo revisa e importa. Solo hace falta detenerse en las facturas marcadas. El mismo Excel revisado se importa en tu ERP o programa de contabilidad. 
  7. Las facturas procesadas se archivan automáticamente en su propia carpeta, separadas de las pendientes, para que nunca se mezclen.

 

3. Qué datos extrae


De cada factura obtenemos los datos que necesitas para contabilizarla:

CIF o NIF del proveedor
Nombre del proveedor
Fecha de la factura
Número de factura
Base imponible
Tipo de IVA
Cuota de IVA
Importe total

Podemos añadir mas datos si lo necesitas. 

4. Ventajas

  • Menos trabajo manual. Tu equipo pasa de teclear facturas a revisar una tabla.
  • Menos errores. Las comprobaciones de CIF, IVA y totales detectan incoherencias antes de que lleguen a la contabilidad, no después.
  • Revisión donde hace falta. Cada factura indica si está lista para confirmar o necesita revisión, y por qué. No hay que revisarlo todo con la misma atención.
  • Acepta los formatos habituales. PDF del proveedor, documentos escaneados, fotos de tickets.
  • Sin cambiar tu forma de trabajar. Trabajas con carpetas y con Excel, y sigues usando tu ERP o programa de contabilidad.
  • Pensado para asesorías. Cada cliente tiene su carpeta y sus facturas se procesan por separado.
  • Todo queda registrado. Cada lote se identifica con su fecha y hora, cada fila indica de qué documento procede y los originales quedan archivados

5. ¿Para quién es?

  • Asesorías y gestorías que reciben facturas de muchos clientes y las registran en su programa de contabilidad.
  • Empresas con un volumen alto de facturas de proveedores que hoy se introducen a mano.
     

Encaja mejor cuantas más facturas se procesan al mes y más variados son sus formatos.

6. Seguridad y control

Nada se contabiliza sin revisión. El sistema propone los datos y una persona de tu equipo los confirma.
Mejor vacío que mal rellenado. Si un dato no supera las comprobaciones, se deja para revisión en lugar de inventarse.
Datos alojados en la Unión Europea. Las facturas se procesan y almacenan en servidores de AWS situados en la UE.
Separación por cliente. Las facturas de cada empresa o cliente se procesan y guardan por separado.
Mínimo acceso necesario. El sistema solo accede a la carpeta de facturas que le indicas.

7. Qué no hace (todavía)

No es infalible. Las fotos con poca luz, los tickets arrugados o las facturas con varios tipos de IVA son más difíciles de leer. Por eso la revisión humana es parte del proceso, no un extra.
No asigna aún las cuentas contables. La cuenta de proveedor y la de gasto se completan en la revisión.
No detecta todavía facturas duplicadas. Funcionalidad en desarrollo. 
Algunos PDF no se pueden leer. Los documentos protegidos o con un formato no estándar se señalan para tratarlos a mano.
 

8. Cómo empezamos

  1. Nos cuentas tu caso. Cuántas facturas procesas, en qué formatos te llegan y qué programa de contabilidad usas.
  2. Prueba con tus facturas. Procesamos una muestra de facturas reales y comparamos el resultado con lo que tu equipo habría registrado a mano.
  3. Medimos. Cuánto tiempo ahorra y cuántas facturas pasan sin corregir. Con esos datos decides si compensa.
  4. Puesta en marcha. Instalamos el sistema en tu equipo, lo adaptamos a tus clientes y formamos a quien lo va a usar.

    Cuántas horas al mes dedica tu equipo a teclear facturas?
    Cuéntanoslo y te diremos si este sistema puede ayudarte.
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